Jika kamu masih seorang mahasiswa, seperti Saya yang masih berjuang di semester akhir biasanya tugas, laporan dan konsultasi, dosen pembimbing atau dosen akademik akan meminta mahasiswanya untuk mengirim laporan atau berkas tertentu yang harus dikirim menggunakan email, jika di kampus saya yaitu Unika De La Salle Manado, saya menggunakan email mahasiswa yang diberi oleh kampus semenjak saya menjadi mahasiswa di kampus.
Seberapa Pentingnya Mengirim Email yang Baik
Mahasiswa sering teledor, apalagi dalam hal menulis email. Mengirim email yang sopan kepada Dosen merupakan hal yang sangat harus diperhatikan oleh mahasiswa. Sebagai contoh, seorang mahasiswa mengirim laporannya pada dosen namun mahasiswa tersebut tidak mengenalkan dirinya, NIM-nya dan langsung mengirim laporannya. Menurutmu apakah itu beretika dan sopan? yap, tidak beretika. Komunikasi yang sopan dengan email kepada dosen juga dapat membangun hubungan yang baik dengan dosen, mendapatkan tanggapan yang lebih cepat dan lebih profesional.
Perhatikan Format Email
Saya menyarankan, Anda sebagai mahasiswa menggunakan email asli, atau email yang terdapat nama lengkapmu. Jika anda memiliki email mahasiswa atau email kampus sangat direkomendasikan menggunakannya, sudah jelas dosen akan mengenalimu dengan email kampus. Tetapi jangan karena Anda menggunakan email kampus, anda tidak memperkenalkan diri Anda.
Perkenalkan Diri kepada Dosen
Tuliskan nama lengkap dan nomor induk mahasiswa (NIM) Anda di awal pesan. Jelaskan fakultas dan jurusan Anda berasal, sehingga dosen mengenali Anda. Biasanya beberapa dosen sungkan membalas jika mahasiswa tidak memperkenalkan diri.
Sampaikan Tujuan dan Maksud Email
Jelaskan dengan jelas maksud dan tujuan Anda mengirim email ke dosen pemimbing atau dosen akademik. Jika ingin mengajukan pertanyaan gunakan bahasa yang sopan dan jelas. Jika Anda ingin menyampaikan informasi, sampaikan informasi dengan ringkas tetapi terstruktur.
Gunakan Bahasa yang Formal dan Sopan
Hindari menggunakan bahasa gaul, singkatan, atau kata-kata yang tidak baku, contoh: yg, sy, u/ dan lainnya. Gunakan kalimat yang sopan dan hindari kalimat yang memaksa dosen untuk membalas cepat email darimu.
Akhiri Email dengan Sopan
Ucapkan terima kasih kepada dosen di akhir email. Berikan salam penutup yang sopan seperti "Terima Kasih Bpk/Ibu atau Prof" Sebutkan juga nama lengkap Anda di akhir email.
Periksa Kembali Email sebelum dikirim
Pastikan email Anda bebas dari typo dan bahasa yang sopan. Periksa kembali isi email untuk memastikan sudah jelas dan sesuai dengan maksud Anda.
Contoh Email yang Sopan kepada Dosen
Berikut adalah contoh email yang Sopan kepada Dosen. Anda dapat meniru apa yang saya contohkan atau sebagai referensi Anda untuk mengetahui cara mengirim email yang sopan kepada dosen.
Subjek: Pertanyaan Mengenai [Topik Pertanyaan] - [Nama Anda] - [NIM]
Yth. Prof. Willmet,
Perkenalkan saya, [Nama Lengkap Anda], mahasiswa [Nama Universitas] dengan NIM [NIM Anda]. Saya mengikuti mata kuliah [Nama Mata Kuliah] yang Bapak/Ibu ajarkan.
Sebelumnya, pada saat perkuliahan [Tanggal Perkuliahan] Bapak/Ibuampu membahas mengenai [Topik yang Ditanyakan].
Sehubungan dengan hal tersebut, saya ingin bertanya mengenai [Pertanyaan Anda]. Mohon penjelasan Bapak/Ibuampu terkait [Detail Pertanyaan].
Terima kasih atas waktu dan perhatian Bapak/Ibu.
Hormat saya, Manado 9 Mei 2024
[Nama Lengkap Anda]
Kira-kira begitu cara mengirim email yang sopan kepada dosen, semoga konten ini bermanfaat bagi para pembaca khusunya Mahasiswa yang wajib mengirim email kepada dosen. Perhatikan lagi tata bahasa yang kamu gunakan, jangan membuat dosen mu jengkel dengan penulisan pesan yang Anda kirim.